経理の仕事は、年・月・日ごとのルーティン業務がベースにあり、その他突発的な業務が入ってくるパターンが多いと思います。新入社員の頃は、卓上カレンダーに毎月スケジュールを記入し、タスク管理をしていました。手書きが苦手な私は、毎月同じスケジュールを卓上カレンダーに記入することが無駄に思えて、いつしか簡略してしまい、結果抜けたり漏れたりミスを起こしてしまっていました。覚えておけると思っても、次々と別件が入ってきて忘れてしまったりすることありませんか？今回は、経理歴３０年の私が、かれこれ20年以上使用しているノートを紹介していきたいと思います。私はこれで業務効率が上がり、スマートに業務を遂行してこれました。処理漏れやミスも減り、前年や数年前のことを振り返る時にも使用しています。手帳への記入が苦手な方や、たびたび抜けや漏れなどのミスをしてしまう方にご参考になればと思います。
新入社員や転職直後は１冊の大学ノート+付箋
新入社員や担当替え、転職後などはまだ自分の仕事が確立されていないので、片っ端からメモを取ります。同じ事を何度も聞かずにすむように、今では動画や写真で残すこともあります。全体像も見えない上に、複数の人から仕事の指示や引継ぎが行われる時期は、ノートの最初から、日付順にひたすらメモを取り続けるしかありません。そのうちに、だんだんと業務のグループ分けが見えてきて、自分のノート作成ができるようになったら次の段階へ！
「もっとこうした方がいいかも！」とか「なんだか複雑に処理しているな」とか「ここは危ない処理だな」と思ったことは、こっそりノートに記入しておきます。私自身の経験からですが、客観的に外部からの目で見れるこの時期に感じたことは非常に後々の業務改善に役に立つことが多いのですが、新入りの段階で業務改善の提案などをしては、「なにも知らないくせに…」などと受けて入れてもらえないことも多いので、しっかりと人間関係ができてから提案するようにしましょう。もちろんわからないことはしっかりと確認していきましょう！
普通のA5ノートを使用～これでミスを減らす～
ノートの仕様
A5ノートを用意します。方眼罫が私は好きです。手書きが苦手な私でも、図や表なども簡単に記入できますし、文字も自由に記載することができ、見た目も整いやすいです。スケジュール帳を年初に買って途中で使わなくなることないですか？私は、汚くなると使いたくなくなってしまうことが度々あったので、このタイプのノートを思いっきり使用することにしました。業務替えなどで、月間スケジュールが変わった時にも、気兼ねなく新しいくすることができます。でもこのタイプにしてからもう十数冊になるけど、結構使い切っていることが多く自分でも驚いています。
ノートのページ分け
| 始まりのページ
（3枚程） |
会社住所・法人番号・ID等情報を記入するページ
|
|---|---|
| メインページ | 月毎の業務チェックのページ |
| 終わりのページ
（3枚程） |
この時期にあった特記事項の記載
次のノートに移行する項目 自由ページ |
メイン 中心ページ～月次業務チェック～
3㎝位で両端を切り取り、切り取って残ったところに月次スケジュールを大まかな日付で括って記載していくと、ページをめくると次の月も同じことのチェックができ、毎月定例のスケジュールは記入の手間を省略することができる。処理が終了したら、✔マークを入れていくことで、「今月もcompleteできた！」と達成感を味わうことができる。この達成感が経理では非常に大切だと私は思っています。
私の場合は、２社の経理と人事給与を担当していたので、A社は黒、B社は青とペンの色を変えて記載。人事異動情報を上段に記載し、右下には給与計算に影響のある特記事項を記入するようにした。
２ヶ月に一度の手続きの育児休業給付金の申請月も記載しておき、手続きが終了したら、次回手続きの月に対象者名と締め切り日を記載しておくようにした。
年次定例業務は付箋を貼り、処理が終了したら、次回処理月のページに貼っておく。例えば、消費税の納付が8月実施の場合、7月より資金繰りに注意しなければならない等注意を7月のページに貼っておくことで、うっかりを防ぐことができる。健康診断や年末調整等の年次定例業務こそ、このノートの効果が発揮され、連絡文書の周知時期に忘れずに処理ができるようになりました。年次も定例業務なので忘れないと思うんだけど、日々の忙しさに季節も忘れることもありますよね…。
始まりのページ～会社情報等必要な時にすぐに確認できる～
ノートの始まりに3枚程残し、会社住所や支店情報、IDや法人番号等、集約して記載しておくことで、必要な時にすぐに確認することができ効率的に仕事を進めることができる。特に個人のIDは、普段はパソコンに記憶させておくと便利だけど、再起動時などで必要になった時に、わからなくなることないですか？私もよくやってました…。
終わりのページ～自由記入欄 クリエイティブに使えるページ～
終わりのページは自由に思いっきり使えるページにしています。取り組みたい案件や頭の中を整理したい時に付箋をはっておくスペースにしています。ノートの使用期間の監査指摘事項や創立50周年など特記事項などを記入しておくと、振り返った時に会社の動向を追うことができる。取組案件の検討用に貼っておいた付箋が、会議の内容と被り、いい解決案が出ることもありました！たまたまですが…。
メインページの最初と最後のページも余白にしておく
メインページの最初と最後のページも余白にしておくと、月次業務のチェック項目などを記載することで、マニュアルを見るまでもないけれど、間違えやすい部分などを注記しておくことで、より正確に処理を進めることができる。（さらに詳細はマニュアルを見る）
合わせてOutlookスケジュールで日々のスケジュールまで落とし込む
今の会社では、業務報告をOutlookのスケジュールを使用している。まず月のスケジュールを大まかに入力し、週次でチェック。ノートと照合し具体的な日にちまで落とし込む。一日の終わりに実績を追記し、明日及び来週のスケジュールを調整しダブルチェックがかかる仕組みにしている。常に優先順位を考え、期限のあるものは早め早めに作業を進める。自分が仕事をコントロールできている時は、モチベーションを高く持っていられるんです。
気に入らなかったら何度でも作成できる手軽さ。私はこれで、ミスが減り、仕事を自分でコントロールできていると安心して業務に集中することができます。ぜひ自分流にカスタマイズして、作ってみてぜひご意見を聞かせください！
